ABC GOOGLE DRIVE: FORMS

CREER UN FORMULAIRE GOOGLE FORMS

1- DEMARRAGE pour créer un formulaire
2- L'INTERFACE (sans modèle)
3- TYPES DE QUESTIONS POSSIBLES
4- INTERFACE de CONFIGURATION & PERSONNALISATION
5-PUBLICATION du FORMULAIRE
6-EXPLOITER LES REPONSES

Pour quoi faire ?

Google Forms est un outil en ligne pratique et facile à utiliser qui permet de réaliser un formulaire (questionnaire) avec différents types de questions et de réponses.

C'est un outil agréable, facile d’accès et simple d’utilisation. Il vous permet de planifier des événements, de réaliser une enquête ou un sondage, de soumettre des élèves à un questionnaire ou encore de recueillir facilement des informations.

Il est possible de l’intégrer dans son blog. et d'exploiter les réponses via une feuille de calcul Google Sheets (équivalent d’Excel).

1- DEMARRAGE pour créer un formulaire
se rendre sur Google Drive et vous connecter à votre compte Google à l’aide de vos identifiants : https://drive.google.com
Cliquez sur le bouton rouge Nouveau puis sur Plus et enfin sur Google Forms.

Avec ou sans modèle
Vous pouvez créer avec ou sans modèle classés en 3 grands thèmes : Personnel / Professionnel / Enseignement

2- L'INTERFACE (sans modèle)

Principes de bases:
-Modifier le titre du formulaire en haut à gauche de l’écran
-Créer les différents types de questions dans l'Espace central. Forms propose un exemple de question par défaut à compléter/modifier et à rendre obligatoire ou non
-Modifier le thème, visualiser le formulaire en ligne, le partager via les icônes au-dessus
-Rien à enregistrer c'est automatique !

Comprendre

Menus autour d'une question

Une section permet de diviser le questionnaire en plusieurs pages qui s'afficheront successivement. Exemple, s'affiche en bas de la première partie du questionnaire :

le bouton poussoir "Obligatoire" permet de rendre obligatoire la réponse à la question.
les 3 points situés en bas à droite de la question permettent
"Description "d’ajouter un texte d’aide pour faciliter le remplissage de la question
"Validation de réponse" de paramétrer des options de validation de données. Il est ainsi possible de préciser le type de contenu attendu.

3- TYPES DE QUESTIONS POSSIBLES

=> voir cette démo de formulaire

REPONSE COURTE

permet la saisie d’un texte court (nom, prénom, sexe, lieu, date…)

CREATION

APERCU

PARAGRAPHE
permettent à l’internaute de saisir un contenu texte plus complet. Ce type est souvent utilisé pour des questions ouvertes.

CREATION

APERCU

QUESTION A CHOIX MULTIPLE
permettent à l’internaute de choisir une seule réponse parmi une liste donnée. Vous pouvez supprimer un choix à l’aide de la croix grise ou encore réorganiser l’ordre des réponses.

CREATION

APERCU

CASES A COCHER

facilitent la sélection de plusieurs réponses parmi une liste proposée. Vous pouvez également ajouter une réponse libre en cliquant sur Ajouter « autre »

CREATION

APERCU

LISTE DEROULANTE
incitent l’internaute à choisir une seule réponse au choix dans une liste proposée.

CREATION

APERCU

ECHELLE LINEAIRE

permet d’indiquer une préférence sur une échelle de nombre. Vous pouvez modifier l’échelle proposée et préciser le contenu texte de chaque extrémité.

CREATION

APERCU

GRILLE A CHOIX MULTIPLES

permet de regrouper des questions similaires dans une grille compacte.
Une seule réponse par ligne n’est possible.

CREATION

APERCU

GRILLE DE CASES A COCHER

permet de regrouper des questions similaires dans une grille compacte.
Plusieurs réponses par ligne possibles.

CREATION

APERCU

DIVERS COMPLEMENTS

DATE OU HEURE

incite à sélectionner une date dans un calendrier et éventuellement préciser une heure à l’aide des options supplémentaires.

CREATION

APERCU

ELEMENTS FACULTATIFS

Ajouter une image ou une vidéo
A partir de l’élément Image, insérez une image dans votre formulaire pour améliorer sa présentation. Celle-ci peut provenir de votre ordinateur ou bien de votre espace Google Drive.
De plus, l’icône Vidéo propose le même type de présentation pour insérer une vidéo dans votre formulaire.

L’ordre des questions
peut être modifié par un simple cliqué glissé du haut vers le bas.

Créer des questions spécifiques en fonction d’une réponse

Il est aussi possible d’afficher une liste de questions en fonction des réponses choisies par l’internaute. Pour cela, ajoutez une rubrique. Cette nouvelle section permet comme une nouvelle page de formulaire d’ajouter autant de questions que souhaités.

Ajouter une rubrique
Revenez sur une des questions de la section 1 et définissez la suite à donner au formulaire. Le lien vers une page de réponse spécifique s’effectue uniquement à partir des types de question choix multiples. En effet, ce type de question permet de choisir une page spécifique de votre formulaire en fonction de la réponse.

4- INTERFACE DE CONFIGURATION & PERSONNALISATION

Personnaliser le THEME :

Modifier la couleur ou le thème des formulaires Google

Cette option vous permet de changer l’aspect graphique de votre formulaire parmi une liste proposée par Google. Pour ce faire, cliquer sur l’icône palette de couleur située en haut de l’écran.

-Choisissez un image d'En-tête
Forms vous en propose

-Choisissez une couleur du thème , d'arrière plan et votre style de police

GENERAL

Collecter le emails !

Obligatoirement s'affiche en haut du formulaire

donc le visiteur sait qu'il sera identifié

Vous pouvez opter pour :

PRESENTATION

Le message de confirmation s'affiche après l'envoi du formulaire.

QUESTIONNAIRE avec ATTRIBUTION d'une NOTE

Permet d'attribuer une note en fonction des résultats

Attention, nécessite un tutoriel dédié pour une bonne utilisation

MENU LATERAL SANDWICH

Seuls quelques thèmes sont à expliciter :

Ajouter des collaborateurs

Il s'agit de partager le fichier Google Forms pour permettre un travail collaboratif

Editeur de scripts

Pour les pros du code !

Modules complémentaires

Ce sont des modules qui permettent d'ajouter de nouvelles fonctionnalités à Forms, certaines sont populaires... Ex :

FormNotifications permet par exemple de notifier un répondant par mail avec le contenu de ses réponses.
FormPublisher propose des modèles de formulaire déjà créés.
FormLimiter permet de fermer automatiquement un formulaire à partir d’une date ou d’un nombre de réponses reçues.

Préférences

permet d 'afficher les paramètres par défaut qui s'appliqueront à tous vos formulaires

5-PUBLICATION du FORMULAIRE avec "ENVOYER"

Vous avez 3 possibilités

Envoyer le formulaire par e-mail

L’icône Envoyer situé en haut de l’écran permet d’envoyer votre formulaire par mail. Indiquez simplement les adresses des contacts et cliquez sur envoyer. Vos correspondants recevront un lien pour accéder au formulaire. A noter qu’il est possible d’afficher directement le formulaire dans le contenu du mail si les messageries de vos contacts le permettent.

Attention car il arrive que des services de messagerie email n'affichent pas correctement le formulaire, aussi nous pensons qu'il vaut mieux "ne pas inclure le formulaire dans l'email. (sauf si tous les correspondants utilisent Gmail ! et donc envoyer le lien vers le formulaire

Le lien Ajouter des collaborateurs donne accès en modification du formulaire aux personnes choisies.

=>"Inclure le formulaire d'email" peut ne pas fonctionner ou dysfonctionner (affichage) selon la messagerie de la personne qui recevra l'email, donc la personne ne pourra pas remplir le questionnaire

Envoyer le formulaire via un lien

Intégrer le formulaire dans un blog ou site web

Toujours à partir du bouton Envoyer, il est possible de récupérer un code html vous permettant d’insérer le formulaire dans votre site Internet.
Cliquez sur l’icône représentant deux flèches puis recopiez le code indiqué et collez le dans une page de votre site en mode source.

Vous pouvez /devez définir la largeur et hauteur d’affichage dans votre page web.

6-EXPLOITER LES REPONSES

Consulter les réponses d’un formulaire

Google propose 2 façons de consulter les réponses d’un formulaire, sous forme de statistiques ou dans une feuille de calcul Google Sheets.

En haut de l’écran, cliquez sur Réponses (le nombre de réponses au formulaire est indiqué)

Les réponses statistiques sont disponibles par défaut sous forme de :
Résumé (toutes les réponses)
Question individuelles : formulaire par formulaire
L’icône vert permet de créer une feuille de calcul pour y recevoir les réponses.

RESUME

par QUESTION

REMARQUE : vous pouvez récupérer

Visualiser les réponses sous forme statistiques
Cliquez sur l’icône vert pour créer une feuille de calcul. Vous pouvez aussi renommer cette feuille comme souhaité ou utiliser une feuille existante dans Google Drive.

La feuille de calcul s’affiche dans un nouvel onglet.
Chaque ligne de la feuille de calcul contient une réponse complète au formulaire, et chaque colonne correspond à une question du formulaire. La première colonne affiche la date et l’heure d’envoi du formulaire. Vous pouvez aussi mettre en forme la feuille de calcul comme vous le souhaitez encore exporter les résultats au format Excel.

Les données du fichier de réponses peuvent être traitées comme un fichier de type "Tableur" Excel. Il est en effet possible de créer des tableaux croisés dynamiques, d’effectuer des tris, filtres et validation, de créer des graphiques et même des graphiques géographiques.

Arrêter la diffusion d’un formulaire

Vous pouvez à tout moment refuser les réponses à un questionnaire en le désactivant à l’aide du curseur en haut à droite du formulaire.

le Menu sandwich
L’icône représentant 3 points en haut à droite donne accès à quelques options complémentaires.

Publier vos réponses sous forme d'un PDF qui affiche les statistiques

Méthode

clic droit sur l'affichage des réponses en Mode Résumé
"Imprimer"
Vérifier l'affichage et, si nécessaire, centrer affichage réponses (glisser vers droite curseur)
DESTINATION: Enregistrer sous Google Drive
MISE EN PAGE : Paysage
PLUS de paramètres : ajuster

échelle personnalisée => 100
Pas d'options
param avancés > nom fichier

Voir un résultat PDF

Intégration dans le Blog

Cliquer sur ENVOYER

Sélectionner "Intégrer le code HTML"

Choisir Hauteur/Largeur en fonction de la largeur de l'article de votre blog
ex :

Copier le code et dans l'article de Blogger, en mode HTML, insérer ce code.
Affichage dans le Blog

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ACTIVITE UIA

Créer un formulaire qui contiendra au minimum :

-une question ouverte ( réponse courte et/ou paragraphe)

ou/et une question à choix unique

-une question choix multiple => 1 seule réponse

-Cases à cocher

-Liste déroulante

-échelle linéaire

-une grille à choix multiples

et/ou grille à cases à cocher

De préférence avec une photo... ou une vidéo comme support à une question

Choisir un thème perso selon vos activités ou parmi :

-L'association dont vous êtes membre vous demande de réaliser un formulaire que devront remplir tous les membres...

-Pour faciliter l'organisation d'une fête familiale vous réalisez un formulaire afin que la réussite soit totale

Ensuite, envoyez un email à vos voisins afin qu'ils remplissent votre formulaire.